Fiche métier: Secrétaire de documentation

Secrétaire de documentation en bref

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Le/La Secrétaire de documentation est un professionnel Chargé(e) de la gestion, de la classification et de la sauvegarde des documents au sein d'une organisation. Ce métier est essentiel pour garantir l'accès rapide et sécurisé aux informations nécessaires aux différentes fonctions de l'entreprise. Le/La Secrétaire de documentation travaille principalement dans le Secteur des bibliothèques, musées, archives ou toute entreprise nécessitant une gestion rigoureuse de ses documents.

Principales Responsabilités et Tâches Quotidiennes

- Classification des Documents : Organiser les documents selon un système de classement défini.

- Gestion des Archives : Archiver les documents de manière sécurisée tout en facilitant leur récupération.

- Mise à jour de la Base de Données : Étiqueter, numériser, et entrer les informations des documents dans une base de données.

- Assistance aux Utilisateur.trices : Aider les employés à localiser et à accéder aux documents nécessaires.

- Conformité Légale : S'assurer que la gestion des documents respecte les normes de stockage et de confidentialité en vigueur.

- Formation du Personnel : Former les membres de l’équipe à l’utilisation du système de gestion documentaire.

Compétences Requises

Techniques

- Connaissance des systèmes de gestion documentaire et des logiciels associés.

- Compétence en numérisation et gestion des bases de données.

- Maîtrise des techniques de classement et d’archivage.

- Connaissance des normes légales et régulations sur la gestion de l'information.

Interpersonnelles

- Organisation et rigueur.

- Compétences de communication écrite et orale.

- Capacité à travailler en équipe.

- Sens de la confidentialité.

Formation et Qualifications Nécessaires

- Diplôme requis : Bac à Bac+2 (BTS, DUT) en gestion documentaire, archivistique, ou un domaine connexe.

- Formations complémentaires : Des formations en gestion de l'information et en utilisation des systèmes de gestion documentaire sont un atout.

Expérience Professionnelle Recommandée

- Un stage ou une première expérience professionnelle en gestion documentaire, archivistique ou dans un rôle administratif similaire est souvent nécessaire.

- L’expérience dans un Secteur connexe (bibliothèque, musée, etc.) est particulièrement appréciée.

Environnement de Travail Typique

- Lieus de travail : Bibliothèques, musées, entreprises, services publics, centres de recherche.

- Horaires : Principale en heures de bureau, mais peut inclure des périodes d’inventaire en dehors des horaires classiques.

Perspectives d'Évolution de Carrière

- Postes vers lesquels évoluer : Responsable de documentation, Archiviste principal, Gestionnaire de l’information.

- Avenues de spécialisation : Documentaliste spécialisé, formateur.trice en gestion documentaire, gestionnaire de systèmes d’information.

Tendances Actuelles et Futures du Métier

- Numérisation : Croissance de la demande de numérisation et d’accès électronique aux documents.

- Technologies de l'information : Intégration accrue des systèmes de gestion des documents avec les solutions de gestion des connaissances de l'entreprise.

- Confidentialité et Sécurité : Importance grandissante de la sécurisation et de la confidentialité des données.

Salaire Moyen

- Début de carrière : Environ 1 700 à 2 200 euros brut par mois.

- Milieu de carrière : Environ 2 300 à 3 000 euros brut par mois, selon le Secteur d'activité et l'expérience.

Avantages et Inconvénients du Métier

Avantages

- Métier varié et impactant.

- Grandes opportunités de travail dans divers Secteurs.

- Rôle clé dans la sauvegarde et l'organisation de l'information.

Inconvénients

- Pression pour maintenir des normes élevées de confidentialité.

- Travail minutieux pouvant être perçu comme répétitif.

Exemples d'Entreprises ou d'Organisations qui Recrutent pour ce Poste

- Bibliothèque Nationale

- Archives départementales

- Musée du Louvre

- Grandes entreprises (surtout dans les Secteurs de la banque, de l'assurance, et du Secteur pharmaceutique)

- Organismes publics et centres de recherche

Conseils pour Réussir dans ce Métier

- Formation continue : Restez à jour avec les évolutions technologiques et légales.

- Développer ses compétences techniques : Maîtriser les outils de gestion documentaire modernes.

- Sens de l’organisation : Développer des systèmes de classement efficaces et rigoureux.

- Affiner ses compétences interpersonnelles : Être capable de former d'autres collaborateur.trices et de collaborer efficacement.

En compilant ces informations, nous espérons aider les jeunes étudiants à mieux comprendre le métier de secrétaire de documentation et à évaluer si ce parcours professionnel pourrait correspondre à leurs aspirations et compétences.