Fiche métier: Adjoint(e) administratif

Adjoint(e) administratif en bref

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Domaine d'études : Administration

Secteur d'activité : Secteur Public

L'Adjoint(e) administratif est un professionnel essentiel dans l'organisation et la gestion administrative des activités courantes d'une entreprise ou d'une institution, souvent dans le Secteur public. Son rôle principal est de soutenir les opérations administratives, maintenir les dossiers à jour et assurer une communication fluide au sein de son service.

Principales responsabilités et tâches quotidiennes

1. Gestion des documents : Classement, archivage et gestion des documents administratifs.

2. Réception et traitement des courriers : Tri du courrier entrant et sortant, réponse aux emails et appels téléphoniques.

3. Secrétariat : Rédaction des comptes-rendus, préparation de réunions et de présentations.

4. Soutien aux services : Aider les différents départements dans la préparation de documents, l'organisation des agendas et la gestion des plannings.

5. Accueil : Accueillir les visiteur.trices et les orienter vers les personnes ou services appropriés.

Compétences requises

Techniques :

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

- Bonne capacité de rédaction et de communication écrite et orale

- Connaissance des procédures administratives et réglementaires des collectivités locales (dans le Secteur public)

Interpersonnelles :

- Sens de l'organisation et rigueur

- Sens du service et de la discrétion

- Excellente capacité de gestion du temps

- Capacité à travailler en équipe

Formation et qualifications nécessaires

- Diplôme requis : Généralement un BAC professionnel Gestion-Administration, un BTS Assistant de Manager, ou un DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA).

- Certifications additionnelles : Des certifications en bureautique (type MOS), ou en gestion administrative peuvent être un plus.

Expérience professionnelle recommandée

- Début de carrière : Quelques mois à un an en tant que secrétaire, assistant administratif ou dans tout poste similaire, souvent accessible via des stages ou des alternances.

- Milieu de carrière : 3 à 5 ans d’expérience permettent d’accéder à des postes avec plus de responsabilités ou une spécialisation dans un domaine administratif particulier.

Environnement de travail typique

- Secteur : Principalement dans le Secteur public, mais aussi dans des entreprises privées, des ONG ou des institutions éducatives.

- Lieu : Bureau

- Horaires : Généralement en horaires de bureau classiques, mais cela peut varier selon les besoins de l’employeur et les périodes de l’année.

Perspectives d'évolution de carrière

- À court terme : Évoluer vers un poste d’assistant de direction ou prendre en charge un service administratif.

- À long terme : Accéder à des postes de cadre administratif, responsable des services généraux, ou même directeur.trice administratif et financier (DAF) avec une expérience suffisamment solide et des formations complémentaires.

Tendances actuelles et futures du métier

- Digitalisation : La digitalisation des documents et des procédures continue de transformer les méthodes de travail, requérant une adaptation aux nouveaux outils numériques.

- Télétravail : Avec l'essor du télétravail, la flexibilité est devenue une compétence nécessaire.

- Polyvalence : La demande pour des profils polyvalents qui peuvent gérer plusieurs types de tâches (administratif, communications, RH) est en croissance.

Salaire moyen

- Début de carrière : Entre 19 000 € et 24 000 € brut annuels.

- Milieu de carrière : Entre 25 000 € et 35 000 € brut annuels.

Avantages et inconvénients du métier

Avantages :

- Grande diversité des tâches

- Stabilité et sécurité de l'emploi dans le Secteur public

- Horaires de travail généralement réguliers

Inconvénients :

- Souvent une charge de travail élevée et des tâches répétitives

- Peu de créativité dans les missions

- Nécessité de faire preuve de patience et de rigueur constante

Exemples d'entreprises ou d'organisations qui recrutent pour ce poste

- Administrations publiques (mairies, conseils départementaux et régionaux)

- Ministères et services de l'État

- Hôpitaux et établissements de santé

- Instituts de formation et universités

- Grandes entreprises dans les Secteurs bancaires, assurances, ou prestataires de services

Conseils pour réussir dans ce métier

1. Développer une excellente maîtrise des outils bureautiques : Être à l'aise avec les logiciels de gestion de documents et de communication est crucial.

2. Travailler la communication interpersonnelle : Savoir communiquer efficacement avec les collègues et les usagers est essentiel.

3. Améliorer son sens de l'organisation : La capacité à prioriser et gérer plusieurs tâches simultanément est primordiale.

4. Rester à jour sur les nouvelles technologies : La digitalisation impacte l'ensemble du Secteur administratif.

5. Se montrer proactif et flexible : Anticiper les besoins des supérieurs et s’adapter rapidement aux changements faciliteront votre évolution professionnelle.

En suivant ces conseils et en vous investissant pleinement dans chaque mission, vous maximiserez vos chances de réussite et d'évolution dans une carrière d’Adjoint(e) administratif.