Fiche métier: Secrétaire d’administration scolaire et universitaire

Secrétaire d’administration scolaire et universitaire en bref

Découvre les meilleures formations dans le secteur Administratif, qui peuvent te préparer au métier de Secrétaire d’administration scolaire et universitaire

Le/La Secrétaire d’Administration Scolaire et Universitaire joue un rôle clé au sein des établissements d'enseignement, qu'il s'agisse de lycées, d'écoles supérieures ou d'universités. Il assure principalement des missions de gestion administrative variées et veille à la bonne organisation des activités scolaires et universitaires. Ce poste requiert une rigueur et une efficacité absolues pour maintenir le bon fonctionnement des processus internes et externes liés à l'institution.

Principales Responsabilités et Tâches Quotidiennes

- Gestion des inscriptions et des dossiers étudiants : Traitement des demandes d'inscription, mise à jour des dossiers étudiants, suivi des cursus et des résultats.

- Organisation d’événements académiques : Préparation et coordination des événements, tels que les journées portes ouvertes, les réunions d’informations, les cérémonies de remise de diplômes.

- Communication interne et externe : Réception et traitement des appels téléphoniques, courriers et emails. Maintien de la liaison avec les enseignants, les étudiants, et les parents.

- Gestion de l’emploi du temps : Planification et mise à jour des plannings des cours, des examens et des réunions.

- Gestion administrative : Préparation de documents administratifs, gestion des archives, traitement des commandes de fournitures, supervision de la maintenance des équipements scolaires.

- Support aux enseignants et personnels administratifs : Assistance dans les tâches administratives, gestion des salles de classe et des équipements.

Compétences Requises

Techniques

- Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, systèmes de gestion scolaire).

- Compétences en gestion de bases de données et en logiciels spécialisés d’administration scolaire.

- Connaissance des procédures administratives et réglementations scolaires.

Interpersonnelles

- Excellentes compétences en communication écrite et orale.

- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.

- Sens de l’organisation et attention au détail.

- Aptitudes relationnelles pour interagir efficacement avec différents acteur.trices (enseignants, étudiants, parents).

Formation et Qualifications Nécessaires

- Diplôme : Un diplôme de niveau Bac +2 (BTS, DUT) en secrétariat, gestion administrative, assistanat de direction, ou équivalent.

- Formation continue : Des cours ou certifications supplémentaires en gestion administrative scolaire peuvent constituer un plus.

Expérience Professionnelle Recommandée

- Une expérience préalable en administration, gestion scolaire, ou assistance administrative est fortement recommandée. Une expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire est un atout considérable.

Environnement de Travail Typique

Le/La Secrétaire d’Administration Scolaire et Universitaire travaille principalement dans un bureau au sein de l’établissement scolaire ou universitaire. Ce poste implique de fréquents contacts avec les étudiants, les enseignants, et le personnel administratif.

Perspectives d'Évolution de Carrière

Les perspectives d’évolution peuvent inclure des postes de Responsable Administratif, Chef(fe) des Services Administratifs ou encore Directeur.trice Administratif et Financier en fonction des qualifications et de l’expérience accumulées.

Tendances Actuelles et Futures du Métier

- Digitalisation : L’intégration accrue des outils de gestion en ligne et des plateformes numériques de communication.

- Flexibilité : L’essor du télétravail et des ressources éducatives en ligne modifie le rôle et les méthodes de travail en administration scolaire.

- Multitâches : Une polyvalence accrue est nécessaire pour s’adapter aux diverses missions et outils administratifs modernes.

Salaire Moyen

- Début de carrière : Environ 24 000 à 28 000 euros annuels.

- Milieu de carrière : Environ 30 000 à 35 000 euros annuels.

Avantages et Inconvénients du Métier

Avantages

- Rôle central et varié au sein de l’établissement.

- Horaires souvent alignés avec les périodes scolaires.

- Interactions riches avec divers acteur.trices de la communauté éducative.

Inconvénients

- Charges de travail intensives pendant certains moments de l’année (rentrée scolaire, examens).

- Tâches parfois répétitives et exigeant une forte rigueur.

Exemples d’Entreprises ou d’Organisations qui Recrutent pour ce Poste

- Établissements publics et privés d’enseignement secondaire et supérieur (lycées, collèges, universités).

- Institutions de formation professionnelle.

- Centres de formation pour adultes.

Conseils pour Réussir dans ce Métier

- Développer des compétences en gestion de temps et en organisation pour jongler efficacement avec plusieurs tâches simultanément.

- Renforcer les compétences en communication pour interagir avec divers interlocuteur.trices de manière efficace et professionnelle.

- Se tenir à jour avec les outils technologiques et les logiciels spécifiques à la gestion scolaire.

- Participer à des formations continues pour rester informé des évolutions réglementaires et des pratiques administratives modernes.

En étant minutieux, organisé et communicatif, Le/La Secrétaire d’Administration Scolaire et Universitaire peut jouer un rôle essentiel dans le soutien au bon déroulement des activités au sein de l’établissement éducatif, favorisant ainsi un environnement académique efficient et structuré.