Fiche métier: Secrétaire-assistant.e polyvalent.e

Secrétaire-assistant.e polyvalent.e en bref

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Le/La Secrétaire-Assistant(e) polyvalent(e) joue un rôle crucial au sein des entreprises, en assurant une multitude de tâches administratives essentielles. Ce poste requiert de la polyvalence et de l'adaptabilité, car les missions peuvent varier d’une journée à l’autre. Le/La Secrétaire-Assistant(e) polyvalent(e) œuvre généralement dans le domaine d'études Domaine X et dans le Secteur d'activité Secteur Y.

Principales responsabilités et tâches quotidiennes

- Gestion des appels téléphoniques et des courriers (entrant et sortant)

- Accueil des visiteur.trices et des clients

- Organisation des agendas et prise de rendez-vous

- Préparation et suivi des dossiers administratifs

- Rédaction et mise en forme des documents (comptes rendus, rapports, lettres)

- Gestion des fournitures de bureau

- Organisation et préparation des réunions

- Archivage et classement des documents

- Traitement des emails et correspondance

Compétences requises

Techniques :

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

- Bonne capacité de rédaction et de présentation des documents

- Connaissance des logiciels de gestion administrative (ex. SAP, Oracle)

- Compétence en gestion de projets (basique)

Interpersonnelles :

- Excellent sens de l'organisation

- Capacité à gérer les priorités et les urgences

- Bon relationnel et capacité d'écoute

- Discrétion et respect de la confidentialité

- Proactivité et polyvalence

- Bonne communication orale et écrite

Formation et qualifications nécessaires

Pour devenir Secrétaire-Assistant(e) polyvalent(e), plusieurs parcours de formation peuvent être envisagés :

- Bac Pro Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités (AGOrA)

- BTS Support à l'Action Managériale (SAM)

- DUT Gestion Administrative et Commerciale des Organisations (GACO)

La maîtrise de l’anglais ou d’une autre langue étrangère peut être un atout.

Expérience professionnelle recommandée

Une première expérience en tant qu’assistant(e) administratif(ve) ou dans un poste similaire est souvent appréciée. Les stages et apprentissages réalisés au cours de la formation donnent également une idée pratique des attentes du métier.

Environnement de travail typique

Le/La Secrétaire-Assistant(e) polyvalent(e) travaille généralement dans un bureau, mais peut également effectuer des missions en télétravail selon les politiques de l'entreprise. Ce poste peut s'exercer dans différents types de structures : PME, grandes entreprises, administrations publiques, associations, etc.

Perspectives d'évolution de carrière

Avec de l’expérience, un(e) Secrétaire-Assistant(e) polyvalent(e) peut évoluer vers des postes à responsabilités :

- Assistant(e) de direction

- Office Manager

- Responsable administratif(ve)

- Assistant(e) de gestion

- Chef(fe) de projet administratif

Tendances actuelles et futures du métier

Avec la digitalisation des tâches administratives, la demande pour des secrétaires-assistant(e)s polyvalent(e)s ayant des compétences numériques est en constante augmentation. Le télétravail devient également une tendance forte, exigeant une adaptation des méthodes de travail à distance.

Salaire moyen

- Début de carrière : entre 1 800 et 2 200 euros bruts par mois

- Milieu de carrière : entre 2 500 et 3 200 euros bruts par mois

Les salaires peuvent varier en fonction de la taille de l’entreprise, de la localisation géographique et des responsabilités spécifiques du poste.

Avantages et inconvénients du métier

Avantages :

- Diversité des tâches et absence de routine

- Contact humain et réseau professionnel élargi

- Poste polyvalent et formateur.trice

Inconvénients :

- Charge de travail parfois lourde et stressante

- Nécessité de gérer des urgences et des imprévus

- Exigence de grande précision et de rigueur

Exemples d'entreprises ou d'organisations qui recrutent pour ce poste

- Entreprises du Secteur Secteur Y comme Entreprise A, Entreprise B

- Administrations publiques

- ONG et associations

- PME locales et nationales

- Grandes entreprises et multinationales

Conseils pour réussir dans ce métier

- Développer des compétences en gestion du temps et des priorités

- Être à l’aise avec les outils numériques et les logiciels de gestion

- Cultiver un bon sens relationnel et de la diplomatie

- Faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité

- Être proactif(ve) et savoir anticiper les besoins de l’équipe

- Continuer à se former et s’adapter aux nouvelles technologies et méthodes de travail

En résumé, le métier de Secrétaire-Assistant(e) polyvalent(e) est une fonction clé qui demande polyvalence, organisation et bonnes compétences relationnelles. Les possibilités d'évolution et les tendances positives rendent ce poste attractif pour ceux souhaitant s'intégrer dans le Secteur administratif avec succès.