Fiche métier: Secrétaire

Secrétaire en bref

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Le/La Secrétaire est un acteur.trice clé dans le maintien de l’efficacité des opérations quotidiennes d'une organisation. Chargé(e) de diverses tâches administratives et de soutien, Le/La Secrétaire assure la gestion des communications, des agendas, et du contact avec les visiteur.trices et clients. Dans le domaine et le Secteur d'activité , le rôle du secrétaire est spécifique, adapté aux particularités de ce domaine.

Principales responsabilités et tâches quotidiennes

1. Gestion des appels téléphoniques et des courriers :

- Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger vers les personnes concernées.

- Traiter les courriers entrants et sortants.

2. Organisation des agendas et des réunions :

- Planifier, organiser, et coordonner les rendez-vous et réunions.

- Préparer les documents nécessaires pour les réunions.

3. Traitement des documents :

- Rédiger, mettre en forme, et archiver divers documents (rapports, lettres, emails).

- Gérer les bases de données et les fichiers.

4. Accueil des visiteur.trices :

- Accueillir les visiteur.trices et s'assurer qu'ils sont dirigés correctement.

5. Soutien administratif :

- Suivi des dossiers et des projets.

- Gestion des fournitures de bureau.

Compétences requises (techniques et interpersonnelles)

Compétences techniques :

- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint).

- Connaissance des systèmes de gestion documentaire.

- Capacités en gestion de l’agenda électronique et en organisation de réunions virtuelles.

Compétences interpersonnelles :

- Excellente communication écrite et orale.

- Sens de l’organisation et rigueur.

- Discrétion et respect de la confidentialité.

- Capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités.

Formation et qualifications nécessaires

- Diplôme de niveau Bac à Bac+2, tel que le Bac Pro Gestion-Administration, le BTS Assistant de Manager, ou le DUT Gestion Administrative et Commerciale des Organisations (GACO).

- Des certifications supplémentaires en gestion administrative ou secrétariat peuvent être des atouts.

Expérience professionnelle recommandée

- Une première expérience professionnelle dans un poste similaire est souvent requise.

- Les stages et alternances comptent également pour acquérir une expérience pratique.

Environnement de travail typique

- Le/La Secrétaire travaille généralement dans un bureau, au sein de divers environnements professionnels : entreprises, administrations, associations, ou établissements scolaires.

- Il peut exercer dans des Secteurs variés, ce qui influence parfois les spécificités de son rôle (ex : médical, juridique, technique).

Perspectives d'évolution de carrière

- Avec l’expérience, un secrétaire peut évoluer vers des postes de secrétaire de direction, assistant de gestion, ou office manager.

- Des spécialisations sont possibles dans certains Secteurs (secrétaire juridique, secrétaire médicale, etc.).

Tendances actuelles et futures du métier

- L’accent est de plus en plus mis sur les compétences numériques et l’adaptabilité aux nouveaux outils technologiques.

- Le télétravail et le travail à distance gagnent en popularité, modifiant parfois les conditions de travail des secrétaires.

Salaire moyen

- Début de carrière : entre 20 000 € et 25 000 € brut par an.

- Milieu de carrière : entre 25 000 € et 35 000 € brut par an.

Les salaires peuvent varier en fonction de la région et du Secteur d’activité.

Avantages et inconvénients du métier

Avantages :

- Diversité des tâches et responsabilité dans l’organisation.

- Nombreuses opportunités d’emploi dans divers Secteurs d’activité.

- Horaires de travail souvent réguliers.

Inconvénients :

- Travaux parfois répétitifs.

- Prise en charge de nombreuses demandes simultanées pouvant être source de stress.

Exemples d'entreprises ou d'organisations qui recrutent pour ce poste

- Cabinets médicaux et juridiques.

- Entreprises de toutes tailles et Secteurs.

- Administrations publiques.

- Associations et ONG.

Conseils pour réussir dans ce métier

- Développer continuellement ses compétences en logiciels et outils bureautiques.

- Cultiver une excellente organisation personnelle et gérer efficacement les priorités.

- Maintenir une communication claire et professionnelle.

- Prendre des initiatives et être proactif dans la gestion des tâches.

En respectant ces conseils et en se tenant informé des évolutions du métier, un secrétaire peut s’épanouir et progresser dans sa carrière professionnelle.