Fiche métier: Office Manager

Office Manager en bref

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L'Office Manager est la personne clé qui assure la bonne organisation et le fonctionnement fluide des activités administratives d'une entreprise. En charge de l'ensemble des tâches administratives, logistiques et parfois financières, l'Office Manager joue un rôle central au sein de l'entreprise, en veillant au bien-être des employés et au maintien d'un environnement de travail optimal.

Principales Responsabilités et Tâches Quotidiennes

1. Gestion Administrative :

- Gestion des courriers entrants et sortants.

- Préparation et archivage de documents administratifs.

- Coordination avec les différents départements pour assurer une communication fluide.

2. Logistique et Fournitures :

- Gestion des stocks de fournitures de bureau.

- Organisation de l'entretien et de la maintenance des locaux.

- Coordination avec les prestataires externes (fournisseurs, services de nettoyage).

3. Support RH :

- Accueil et intégration des nouveaux collaborateur.trices.

- Organisation de formations internes et externes.

- Suivi des plannings de congés et des absences.

4. Comptabilité de Base (variable selon l'entreprise) :

- Suivi des factures et des paiements.

- Gestion des notes de frais.

5. Organisation d'Événements :

- Planification et organisation des événements internes (réunions, séminaires, team-building).

- Coordination des déplacements professionnels.

Compétences Requises

Compétences Techniques

- Maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office, Google Workspace).

- Connaissance des bases de la comptabilité et de la gestion financière.

- Capacité à utiliser des logiciels de gestion (ERP, CRM).

Compétences Interpersonnelles

- Excellentes compétences organisationnelles.

- Sens de la communication et qualités relationnelles.

- Capacité à gérer le stress et à faire preuve de polyvalence.

- Discrétion et respect de la confidentialité.

Formation et Qualifications Nécessaires

- Niveau d'Études : Un diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3 est souvent apprécié, notamment dans les domaines de la gestion, du secrétariat, ou des ressources humaines.

- Formations Recommandées : BTS Assistant de Gestion PME-PMI, DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA), Licence Pro Gestion des Organisations.

Expérience Professionnelle Recommandée

Une première expérience en tant qu'assistant(e) administratif(ve) ou assistant(e) de direction est un atout. Plus l'expérience est polyvalente, plus elle sera valorisée, surtout dans des environnements de travail dynamiques.

Environnement de Travail Typique

L'Office Manager peut travailler dans une variété de Secteurs et d’industries, souvent dans un bureau mais parfois aussi à distance, selon les politiques de télétravail de l'entreprise. Le poste exige de fréquents échanges et interactions avec différents départements et prestataires.

Perspectives d'Évolution de Carrière

- Court Terme : Supervisor ou coordinateur.trice administratif.

- Moyen/Long Terme : Responsable des services généraux, Chargé(e) de mission administrative, ou encore Directeur.trice(trice) administratif(ve).

Tendances Actuelles et Futures du Métier

Avec l'évolution vers le télétravail et les environnements de travail flexibles, le rôle de l'Office Manager évolue pour inclure plus de gestion de services digitaux et de soutien à distance. De plus, la dimension bien-être au travail est de plus en plus cruciale.

Salaire Moyen

- Début de Carrière : Entre 24 000 € et 30 000 € brut annuel.

- Milieu de Carrière : Entre 35 000 € et 45 000 € brut annuel.

Avantages et Inconvénients du Métier

Avantages

- Polyvalence et diversité des tâches.

- Rôle central et valorisé au sein de l'entreprise.

- Haut niveau d'interaction sociale et de communication.

Inconvénients

- Charge de travail pouvant être importante et stressante.

- Polyvalence pouvant amener à des journées hachées et imprévisibles.

- Gestion de multiples tâches simultanément.

Exemples d'Entreprises ou d'Organisations Qui Recrutent pour ce Poste

- Grandes entreprises de tous Secteurs (banques, assurances, télécommunications, industrie).

- PME et startups.

- Organisations non-gouvernementales et associations.

Conseils pour Réussir dans ce Métier

- Développer de solides compétences en gestion du temps et en organisation.

- S'adapter constamment aux nouveaux outils et technologies.

- Cultiver un bon réseau de contacts professionnels à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise.

- Faire preuve d’initiative et de proactivité pour anticiper les besoins de l'organisation et des collaborateur.trices.

Pour les futurs Office Managers, la clé réside dans la capacité à jongler avec les nombreuses responsabilités tout en maintenant un environnement de travail positif et productif. Adaptabilité, communication et organisation sont vos meilleurs alliés pour exceller dans ce rôle.